深山
本日は、よろしくお願いします。
服部
こちらこそ、よろしくお願いします。
深山
そもそもこの事業「コラボ」を始められたきっかけは何だったんですか？
服部
簡単に申し上げますと、自分で購入したマンションで管理組合の理事長を経験いたしまして、その時の経験で、マンション内にもコミュニティ・情報交換の場はあった方が良いなと思ったことがきっかけです。
深山
マンションでコミュニティがあった方がいいな、と思ったきっかけは何でしたか？
服部
理事長をやって思ったことは、居住者の皆さんがこのマンションやマンション管理についてどう思っているのかを聞く場所が無いということです。
理事会をオープンにし、居住者様に自由に参加いただけるような形をとったのですが、実際に居住者様はその場になかなか来られなかった。
ただ、意見を言いたい居住者は沢山いるはずで、管理組合のポスト（ご意見箱）に意見書の投稿はあったりするのです。
しかし、私が管理組合のポスト（ご意見箱）に投稿された意見書を見て、それに対して返答しようとしても、実際にその方がご自宅にいらっしゃらないと、回答出来ないのです。
留守にされている場合も多くあったので、度々ご訪問差し上げることになってしまい（何度も行ったり来たりとなってしまい）、結果、レスポンスが非常に悪くなってしまいました。
これは大変非効率的だなと思いました。
かと言って対応しなかったら居住者さんの不満にもなりますし。
「居住者さんの声は集めたい」
「それに対するレスポンスも良くしたい」
一方的なものでは駄目で、インタラクティブなものが欲しいと思いました。
結局、理事会というのは民主主義の議会に近いようなところもあって、
情報をオープンにしないと良くないのです。
情報を気軽にオープンにできて、議論しているプロセスを公開できる、そういったツールがあると便利だと思いました。
「情報をオープンに出来て、インタラクティブにやり取りが出来て、プロセスが情報として残る」そんなものが欲しいと思ったのがコラボを始めたきっかけです。
深山
服部さんがお住まいのマンションでは、その情報のやりとりはどのように行っていて、具体的にどのような弊害があったのですか？
服部
まず、「理事会便り」を紙で配布していました。
しかし、これは一方通行の情報配信であり、それに対するレスポンスというものは当然ありませんでした。
また、管理組合のポスト（ご意見箱）もありましたが、先ほどお伝えしたように、こちらも回答に手間取ったりしていました。
理事会メンバーも100％全員が理事会に出席出来るわけでもない。
そういうところでこのようなツールが欲しいと思いました。
また、総会を行ったときに、色々な経緯を経て管理組合のコンサルティング会社を我々理事会が呼びました。しかし、そのこと自体に対する反対の声が居住者様から挙がってしまったのです。
「そのコンサルティング会社をマンションに呼ぶまでに至る明確なプロセスが全く見えなかった。突然、総会でそのような話があがったように私には見える。
それは問題だと思う」と。
それを聞いて、私も痛感しました。
「理事会便り」にはそのことを掲載し配布していたのですが、それだけでは駄目なんだな、と。
深山
なるほど。
それは、広報の頻度の問題だったのですか？それとも伝える手段の問題だったのですか？
服部
両方を含め色々あったと思います。
例えば、コンサルティング会社の提出してきたプレゼン資料や関連資料を全て全居住者へ配布するのも現実的ではないと思います。
また、物事を決めるために、その都度全て臨時総会を行うことも難しいと思います。
やはり、情報公開が簡単に出来るオープンなツールがあって、様々な情報をマンション内だけに共有できて、そこで意見を吸い上げられる仕組みもなくてはならない、と思いました。
そうすれば、より風通しの良い理事会活動・管理活動が出来るのではないかと。
深山
なるほど。
それで、「コラボ」を立ち上げたれたのですね。
服部
そうですね。
深山
話は変わりますが、開発の苦労話をお聞かせいただけますか？
理事長経験の話やシステム開発の話とかコストの話とか色々とあると思うのですが。
そういう話をお伺いしたいです。
服部
まず、我々の場合、作りたいものはあるけれども、お金があまりに無い、という状態でした。
それなりのシステム開発会社で開発すると、数千万円もしてしまうようなシステムでしたので、
開発を可能な限り内製化しました。
可能な限りローコストに、しかも充実した機能のシステムを作ることは大変でした。
深山
作りこみに苦労された部分はどのようなところですか？
服部
中でも特に苦労したのは、アンケートや理事会支援など、実際のマンション管理組合理事会の中の活動の実態を知っていないとシステムには落とし込みにくい部分でしょうか。
そういう意味で言うと、我々の各メニューなどの機能も、100％完全に出来上がっているわけではないのです。
中には、ほぼ100％近くまで出来ている部分もあれば、
まだまだ70％の部分もあります。
そういう意味では、今後の改良で、コラボはまだまだ良いものになっていくと思います。
深山
マンションの現場を知っていないと難しいということですね。
服部
そうですね。
現場での理事長経験もあったので、その経験を仕様化してシステムに落とし込んでいきました。
システムの作りやすさという部分と、利用・運用のしやすさという部分が反する部分も少なからずあるので、そこをいかにバランスをとって落としどころを見つけていくか、ということに苦労しました。
実際のお客様の使い勝手を優先させながら、大きなコストをかけずにシステム開発していく難しさはありましたね。
深山
そのようなご苦労もあって、今はどれくらいの管理組合さんにコラボをご利用いただいているのですか？
服部
現在、約50管理組合です。
深山
1管理組合あたりの戸数はどんな感じですか？
服部
約20戸～30戸程度の小さいマンションから大規模マンションまで多様ですが、最も多いところでは、約100～500戸だと思います。
やはり、こういったシステムは参加者が多いほうがうまく活用されます。
比較的、大きなマンションですね
深山
相性が良いのは大規模マンションなのですね。
服部
そうですね。
それで、最近特に多いのは、大規マンションの自治会様や広報委員会様からのお問い合わせです。
深山
ほぉ。自治会からですか。
服部
はい。
マンション管理会社も促進支援が難しい部分である「マンション内コミュニティ」というなんとも言えないところについて、コミュニティ形成のきっかけを作りたい、と相談されるマンションさんが多いです。
深山
それは、自治会がひとつのサイトを持つということですか？
服部
自治会、理事会、管理組合それぞれが使えるようなかたちで、、
1つのマンション内で1つのコラボをご利用いただいております。
コラボはそれぞれ使い方に合った機能を実装しているのです。
コラボって、ひとつのシステムなんですが、実は「かたい部分」と「やわらかい部分」があるのです。
「かたい部分」というのは、例えば、管理組合の資料をきちんと保管しましょうとか、
理事会の活動を効率化しましょうとか、また、便利な部分では施設予約ができるなどの部分です。
「やわらかい部分」では、コミュニティであるとか、居住者みんなで情報交換をするだとか、
主婦の方などが、共通の趣味を持っている仲間をつくりきっかけづくりに使われたり、そのような部分です。
やはり、マンション管理だけに固執してしまうのでは面白くなく、このような「やわらかい部分」の機能も非常に重要です。
深山
自治会の利用想定というのは、以前からあったのですか？
服部
以前は、我々も想定していませんでした。
深山
ということは、お客様にサービスを利用してもらう中で新しい使い方が生まれてきたのですね。
服部
そうですね、それはお客様が気付かせてくれたということですね。
深山
コラボの使い方の幅が広がっているということですね。
服部
そうですね。
深山
確かに、自治会というのは隙間のようなところがありますね。
管理組合理事会でもないし、管理会社もノータッチだし。
服部
自治会に自主的に参加されているような方々というのは、マンションの管理に対する意識が高かったりとか、マンションをより良くしていこうというモチベーションが高い人が非常に多いので、何か新たしい試みをしみてるとか、例えばコラボのようなツールを使ってみるとか、そういうことに対してあまり障壁が少ないことが多いです。
深山
そうですよね。
コラボを導入されているお客様の層も気になるのですが、導入した地域・場所とか年齢層とか傾向はございますか？
服部
まず地域で申し上げますと、都内・千葉・神奈川・埼玉が多いですね。
一部、中部や関西などからもお声掛けいただきますが。
深山
日本全国提供可能なんですか？
服部
はい。システムとしては日本全国提供できます。
また、比較的築年数の浅いマンションが多いのも特徴です。
昨今まで、多くの団塊ジュニア世代がマンションを購入されています。
おそらく深山さんも感じられていると思うのですが、この世代というのは、通常の仕事でもパソコンを頻度よく利用されている方々が非常に多く、その辺りのリテラシーが高いのと、「理事会活動を効率化したい」というような利便性を高めたいというような向上的な発想にもなりやすいのです。
もちろん、ご年輩のお客様もいらっしゃいますが、比較的お若い方がコラボをお使いになられることは多いです。
深山
団塊ジュニア世代であれば、パソコンも使い慣れていますね。
服部
築年数の浅いマンションですと、パソコンの所有率も80％～90％と、かなり高いです。
コラボ導入前にパソコン所持率のアンケートをとられるマンション様もいらっしゃいますが、やはりほとんどの方がパソコンを持たれています。
深山
この業界というのは、競合他社はあるのですか？
服部
例えば、コンシェルジュ会社（フロントサービス会社）が一部提供されている事例はございます。
また、デベロッパーの下請けのＷＥＢ制作会社さんが、受託で制作されているケースはあるようです。
ただ、専業で我々のようにサービス提供している会社は基本的に無いと思います。
デベロッパーさんが用意したものの使い勝手が悪くて、我々の提供している「コラボ」へ切り替える事例がとても多くなってきました。
深山
例えば、どのような理由から「コラボ」へ切り返されるのでしょうか？
服部
例えば、先日あったお話ですが、施設予約やお知らせ受信が出来るハード端末があるのですが、そこからの切り替えのご相談を頂きました。
これは、そもそもハード端末の使い勝手があまり良くないということもあるようなのですが、万一、機器が壊れてしまったら、特定の部品をわざわざ取り寄せて修理をしないと利用できないという、特定のハード機器に依然してしまってる大きなリスクがあるのです。
その点、コラボはどのようなＰＣ機器でも利用可能ですので、特定のハード機器に依存してしまうリスクはありません。
また、そのハード機器はそもそもキーボードが無いので、テキスト入力できず、居住者間のコミュニケーションは一切取れません。
完全に一方向的な情報配信となってしまいます。
また、他のソフトウェアと比べた場合も「コラボ」は評判が良いようです。
コンシェルジュ会社（フロントサービス会社）が一部提供されているようなものですと、「居住者視点」でつくられていないんです。
例えば、マンションに合わせて細かく機能をカスタマイズしたりすることは難しいようです。
それに対して我々は、それぞれのマンションに最も合うシステムを作りたい、という考え方を持っています。
「コラボ」はメニューや機能を自由にカスタマイズでき、マンション毎にオリジナルのシステムが出来上がります。
やはり、マンションによって、使い方とか運用方法なども違ってくるので、我々はそのそれぞれのマンションに最も適したシステムと運用方法をご提案差し上げます。
ここが、大きな違いだと思います。
「コラボ」はお客様のご要望に合わせていけるシステムの自由度が非常に高いのです。
深山
今は実装していないんだけれども、「こんなものがあったらいいよね」「こんな機能が欲しい」などというようなお客様の声などはあるのですか？
服部
ひとつ大きなものとして挙げられるのは携帯電話への対応でしょうか。
携帯電話というのは所有率は100％に近いので、これを希望される方々はいらっしゃいます。
我々は、システムの改良という面でも、色々なお客様のお声を吸い上げて開発に生かし、サービスをより良くしていきたいと考えています。
1回開発したので終わりというわけではなくて、コラボを使って頂いたお客様のご意見・ご要望というものを継続的に集め、そこを基点にシステム改良に努めています。
もちろん、頂いたご要望を全てお受けすることは出来ませんし、ひとつのマンションのご要望だけに特別対応することは困難ですが、多くのマンション様から共通していただくような機能改良要望については社内で検討を行ったうえで改善していく、という良いサイクルが出来ています。
深山
サービス提供しながら、お客様からもヒントをいただいて、それを還元していくというイメージですね。
服部
そうですね。
お客様と一緒にコラボを作っているというようなイメージもありますね。
マンション居住者専用ホームページ「コラボ」深山
お手数ですが、ざっとコラボのメニューを挙げてもらえますか？
服部
まず、
「お知らせ掲示板」と
「カレンダー」深山
「カレンダー」というのは、例えば、理事会の予定や消防設備点検などといったマンションに関するスケジュールを自由に掲載できるようなものですね。
服部
その通りです。
あとは、
「施設予約」深山
それは、ゲストルームや集会室の予約ですね。
服部
「コミュニティ」や
「みんなの掲示板」こちらは、居住者同士で意見交換したり、コラボ上でコミュニケーションがとれる機能です。
深山
それは先ほどの自治会のお話につながる部分ですね。
服部
また
「フォトアルバム」で写真を保管して共有することができます。
マンションでイベントがあった時の写真や
建物診断を実施した時の写真を共有されています。
深山
これは使い方によっては面白いですね。
この前、私が顧問を行っているマンションさんでは、花火大会の時に屋上やバルコニーから写真をとられていましたが、そのような写真もマンション内で共有できると良いですね。
服部
「共有ファイル」では理事会さんの活動で使われる資料、例えば議事録であったり、長期修繕計画であったりそういった関係の書類の保管として使われてます。
理事会引継ぎのときに、書類の紛失などが無く、便利です。
「申請手続き」もあります。
今はほとんどの管理組合様が紙の申請で行っておりますが、将来的には、紙は無くならずとも、電子申請の需要もあるものと思っています。
「アンケート」では、簡単なヒアリングアンケートが行え、電子議決権行使の機能もございます。
深山
なるほど。
服部
「リンク集」と
「お役立ち情報」こちらは、マンション生活の利便性を高める生活情報をマンション毎に皆さんで自由に作っていただくイメージです。
よりマンション様に合った生活情報や居住者様の口コミ情報を蓄積していくことでマンションの情報資産にして頂ければと思っています。
最後に、特徴的なところで
「理事会支援」があります。
こちらは、理事会様だけがご利用できるメニューで、「電子会議室」であったり、「広報誌・議事録作成」であったり、「ＴＯＤＯ管理」や「管理相談窓口」など、一連の理事会の活動を支援する機能をまとめています。
深山
なるほど。
今まで個別メールのやりとで行っていたものがそこで一元管理できるようなイメージですね。
服部
おっしゃる通りです。
よくお客様に言われるのは、理事会の活動の履歴をしっかりとコラボに載せておくと、二期の理事、三期目の理事、四期目の理事へと、次の理事に対して引継ぎの良い資料になるということです。
深山
なるほど、それはすごくいいですね。
引継ぎがきちんとなされないマンションも多いですからね。
服部
はい。
もちろん人と人のリアルな引継ぎは必ず必要ですが、こうしたツールでそれを補完することが出来るのです。
また、常日頃の理事会活動でも、理事会にて取り扱う資料を、理事会の前に管理会社さんにてコラボへ掲載頂き、理事メンバーは事前に目を通しておくことで、3時間あるいは4時間もかかってしまうような長い理事会の時間を短縮することも出来ます。
さらに、理事会議室（電子会議室）の利用率も高まってきています。
こちらで情報の共有や簡単な決め事を行えます。
深山
それは、プロセスも後から見ることができる、という意味でよいですね。
メールでのやりとりって、理事Ａさんと理事Ｂさんには伝えたのだけれども理事Ｃさんには伝えていなかったとか、そういうことがよくあって問題にもなります。
服部
メールは引き継げないですから、そこが問題になるかと思います。
深山
そういいった中で、これからコラボがバリューアップしていくための課題は何でしょうか？
服部
そういう意味でいくと、
コラボで改良したいシステム的な課題点は常時社内で管理しております。
細かいものから比較的大きなものまで全てをまとめ、優先度ランクをつけ、必要度の高いものから順に改良しております。
深山
なるほど、日々改善ですね。
最後に、目標といくか将来的な展望のようなものはありますか？
服部
はい。ビジョンですね。
やはり、お客様からの声を取り込んでいきながらより良いシステムにしていきたい、というのがまずひとつ挙げられます。
また、システム以外の人手によるサービスの拡充も重要だと思っています。
システムを提供しただけでマンションがよくなるとは思っていなくて、システムを提供するだけではなく、人手によるサービスの部分で頑張るということです。
例えば、導入するときのサポートであったりとか、運営管理のサポートであるとか、資料の電子化であるとか、データ更新であるとか、「コラボサポートサービス」というかたちでも、作業代行・支援差し上げております。
理事会様や管理会社様の負担を低減するサービスですね。
こういった部分は他社には全く無いサービスです。
こういったものを着実に行っていくことで、管理組合が困っているような様々な問題などを、我々が解決できるようになると良いと思っています。
コラボを長く使って頂き、「コラボを導入して良かったね」と言ってもらいたいです。
結局、システムの導入を目的にしてしまうのではなく、継続的によりよいかたちで運用できるよう、サポートサービスの部分は充実していきたいです。
深山
なるほど。
箱を入れるだけでなくて、それを長く使ってもらうための色々なサポートを充実していくということですね。
ちなみに、契約更新の時期を迎えるマンションについてですが、今のところの更新状況はいかがですか？
服部
おかげさまで、今のところ解約数は0（ゼロ）となっており、コラボを導入した全てのお客様が継続契約されております。
深山
それだけ、好評いただいているということですね。
それでは、最後に、管理組合さんにコメントをお願いします。
服部
世間では、マンション内のコミュニティということがよく問題になっていて、コミュニケーションの不足が一般的には指摘されたりもします。
我々も「マンションにコミュニケーションってはたして必要なのか？」と疑問に思う時期もありました。
しかし、色々と調べてアンケートなどの結果を見てみると、「マンションの管理を買う」という言葉もあるように、これからマンションを購入されるようなお客様は長い意味での住まいの価値を求められるようになってきています。
その中でコミュニケーションの重要性を考慮される方も多くいらっしゃいます。
また、「200年住宅構想」にもあるように、もちろん建物のハードの部分もあるのですが、住まい情報の履歴などソフトの部分も大きく注目されるようになってきています。
その基盤となるものが、やはり「情報の公開」と「情報の共有」になると思います。
そのための一つの道具として、「コラボ」をご利用頂き、将来的にはマンションの資産価値の向上に繋げてもらえればと考えています。
システムを導入するだけではなくて、そこでよりよく活用して頂きそこで初めて「コラボ」の価値が生まれるはずです。
深山
私も、ディグアウトさんとは親しくお付き合いさせて頂いております。
今までに、いくつか同じようなものも見てきましたが、確かに管理組合の側に立っているという会社が無いですね。
そういった意味では、ディグアウトさんのサービスは貴重なものかもしれません。
私もやはり、管理組合の活動情報をオープンにするとか、コミュニケーションを円滑にするとか、そういったところに理念がありますので、とても共感します。
本日はどうもありがとうございました。
服部
こちらこそ、どうもありがとうございました。
メルすみごこち事務所代表 深山 州 (みやま しゅう)
マンション管理士
株式会社ディグアウト代表 服部 慶 （はっとり けい）
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